Lời mở: Lựa chọn văn phòng truyền thống hay văn phòng hiện đại luôn là câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp, công ty đau đầu. Để có thể tối ưu hóa không gian làm việc, tiết kiệm chi phí đầu tư nhưng vẫn mang đến sự thoải mái cho tất cả nhân viên thì nên chọn kiểu văn phòng như thế nào? Để chúng tôi giúp bạn: So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại, để bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất nhé.
1. Mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại là gì?
Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm cũng như mô hình của hai hình thức văn phòng này trước khi so sánh nhé.
1.1. Văn phòng truyền thống là gì?
Văn phòng truyền thống là mô hình văn phòng khá cơ bản, thuộc sở hữu của một doanh nghiệp. Không gian văn phòng được phân chia thành các khu vực cho những bộ phận khác nhau, nhân viên làm việc theo giờ hành chính. Văn phòng được trang trí đơn giản, không có nhiều món đồ sáng tạo, thiết bị thông minh.
1.2. Văn phòng hiện đại là gì?
Mô hình văn phòng hiện đại là văn phòng kiểu mới. Mô hình này thường gặp ở hình thức văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo. Không gian của văn phòng hiện đại không được phân chia thành từng vị trí nhất định mà đề cao sự sáng tạo, linh hoạt, tính tự chủ của từng nhân viên để cùng thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Ưu điểm của văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại
2.1. Không gian mang tính cá nhân hóa
Đây là một ưu điểm của văn phòng trọn gói khi bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế văn phòng theo cách mà doanh nghiệp bạn muốn hướng đến. Bạn muốn một môi trường sáng tạo hay một văn phòng “kiểu cũ” thì đều có thể sắp xếp theo ý thích. Việc định hình thương hiệu và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp riêng không phải là vấn đề, song, chi phí để đầu tư là rất lớn.
Đối với các mô hình hiện đại thì việc thiết kế lại văn phòng có phần hạn chế hơn. Một số đơn vị cung cấp đã tạo điều kiện để doanh nghiệp bạn có thể tự thiết kế theo nhu cầu. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi bố cục không gian như đập bỏ các vách ngăn hay xây dựng lại.
2.2. Bảo mật
Vì chỉ được sở hữu và chịu sự quản lý của một doanh nghiệp duy nhất nên tính bảo mật của doanh nghiệp được đẩy lên mức cao nhất. Không có người ngoài cũng đồng nghĩa là một hoạt động thông tin của công ty bạn sẽ không bị lọt ra ngoài. Vì tính bảo mật cao này mà rất nhiều những tập đoàn lớn ưu tiên sử dụng mô hình văn phòng truyền thống.
Điều này không có nghĩa là văn phòng hiện đại kém bảo mật. Mỗi một mô hình văn phòng được tạo ra để phục vụ nhu cầu của một nhóm khách hàng. Đối với văn phòng trọn gói thường sẽ phục vụ những doanh nghiệp lớn, có tính nhạy cảm về thông tinh. Trong khi đó, các mô hình văn phòng hiện đại lại hướng đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup. Tạo điều kiện tốt nhất để họ hoạt động và phát triển doanh nghiệp.
2.3. Địa chỉ uy tín
Văn phòng truyền thống thường sở hữu riêng cho mình một địa chỉ kinh doanh. Đối với các công ty lớn họ thường lựa chọn những vị trí “thiên thời” như nằm tại các con đường sầm uất nhất nhì trong thành phố hay những tòa nhà văn phòng hạng A. Tại đây, họ vừa tạo dựng được uy tín cho đối tác và khách hàng, vừa giảm bớt chi phí quảng bá thương hiệu.
Song, không phải công ty nào cũng có đủ điều kiện để tọa lạc tại các vị trí đắc địa. Văn phòng tại những vị trí này thường có mức giá thuê đắt đỏ buộc những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có thể thuê tại những vị trí kém thu hút hơn. Những vị trí này có dễ tìm hay không lại là một vấn đề khác.
Văn phòng hiện đại thì đáp ứng được nhu cầu này của các doanh nghiệp nhỏ, khi hầu hết dịch vụ cho thuê văn phòng thường đi kèm với dịch vụ sử dụng địa chỉ của đơn vị cung cấp làm đơn vị kinh doanh. Một số dịch vụ tiêu biểu như dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hay văn phòng trọn gói. Điều này cho phép các doanh nghiệp vừa và nó có thể tiến gần hơn đến các địa chỉ kinh doanh đắc địa. Đây là điều kiện vô cùng tốt, làm nền tảng cho sự phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
3. Nhược điểm của văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại
3.1. Chi phí cao
Nhìn một cách tổng quan, chi phí văn phòng là một trong những chi phí lớn nhất của một doanh nghiệp. Các chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, quản lý cơ sở, bảo trì là một trong những yếu tố đẩy chi phí lên cao. Hơn nữa, một số không gian bạn ít sử dụng đến cũng phải “trả tiền” ví dụ như phòng hội thảo, bạn đâu thể chắc chắn công ty mình sẽ sử dụng mỗi ngày.
Nhược điểm của văn phòng trọn gói lại trở thành ưu điểm của văn phòng phòng hiện đại. Với tính chất không cố định chủ sở hữu điều này khiến cho một không gian có thể được cùng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp. Điều này cho phép những chi phí chung được chia nhỏ ra. Giảm bớt gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp. Các chi phí như internet, wifi, tiền điện nước đã bao gồm trong chi phí thuê của bạn.
3.2. Thời gian “chết”
Với văn phòng truyền thống, bạn cần khoảng 1 đến 2 tháng trước khi có thể bắt đầu và vận hành doanh nghiệp của mình. Đây là thời gian để bạn thiết kế, thiết lập các tiện ích, nội thất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của mình và mọi thứ khác mà bạn cần. Trong thời gian đó bạn vẫn trả tiền thuê văn phòng nhưng lại không tạo ra lợi nhuận cho công ty, đây là một điều khá lãng phí.
Trong khi đó, với các mô hình văn phòng hiện đại, bạn có thể sử dụng ngay sau khi ký hợp đồng. Bởi lẽ nội thất, trang thiết bị đã được chuẩn bị đầy đủ từ A – Z. Không gian văn phòng và những yếu tố cần thiết để bắt đầu hoạt động đề được đơn vị cung cấp chuẩn bị kỹ càng.
3.3. Hợp đồng kém linh hoạt
Hợp đồng trong mô hình trọn gói hầu hết sẽ kéo dài từ 2 năm trở lên vì nhiều lý do khách quan. Đây là vấn đề đau đầu mỗi khi công ty bạn cần mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Khó khăn lại chồng chất khó khăn nếu bạn chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, hay một doanh nghiệp vừa mới thành lập. Sẽ chẳng dễ dàng khi cân nhắc giữa việc hủy hợp đồng để tìm kiếm một không gian phù hợp với quy mô nhưng giá cả vẫn phải chăng và việc tiếp tục gắng gượng với văn phòng hiện tại.
Nhận thấy được điểm bất tiện này, hiện nay nhiều mô hình văn phòng hiện đại như coworking space, văn phòng ảo,… đều có sự linh hoạt trong hợp đồng. Thời hạn hợp đồng có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, không gian ở đây đáp ứng được nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp quy mô bất cứ lúc nào.
4. Xu hướng dịch chuyển mô hình truyền thống sang mô hình hiện đại hiện nay
Cùng với xu thế phát triển của xã hội hiện đại, mô hình văn phòng truyền thống đã không còn là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp, mà thay vào đó, xu hướng văn phòng hiện đại đã và đang có những bước chuyển mình nhất định, được nhiều doanh nghiệp áp dụng, chọn lựa. Văn phòng làm việc thoải mái, nhiều tiện ích sẽ mang đến sự thích thú, tăng cảm ứng sáng tạo cho nhân viên, giúp công việc đạt hiệu quả tốt hơn.
Trong nhiều năm tới, mô hình văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo sẽ chiếm lĩnh thị trường, tạo nên sự chuyển dịch mạnh mẽ cho thị trường văn phòng cho thuê.
Lời kết: Trên đây là những chi tiết khác nhau rõ rệt giữa mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại. Hy vọng có thể giúp được các doanh nghiệp có thể thay đổi và thích nghi với nhu cầu hiện đại phù hợp hơn với công ty mình.
Comentários